Công nghệ ứng dụng cho doanh nghiệp và cá nhân không còn là chuyện riêng của dân kỹ thuật. Từ một shop nhỏ bán hàng trên mạng đến văn phòng vài chục người, ai cũng phải quyết định dùng phần mềm nào để công việc chạy nhanh hơn. Bài này tổng hợp những điều chúng tôi thường trao đổi với chủ shop, người kinh doanh nhỏ và các đội marketing khi họ bắt đầu số hóa công việc.
Vì sao nên bắt đầu từ bài toán, không phải từ phần mềm
Nhiều người mua phần mềm chỉ vì thấy bạn bè dùng. Vài tháng sau, phần mềm nằm im trong máy vì không ai biết dùng nó để giải quyết việc gì. Cách làm hợp lý hơn là viết ra ba đến năm việc đang tốn thời gian nhất trong tuần của bạn, chẳng hạn nhập đơn hàng bằng tay, trả lời tin nhắn khách lặp đi lặp lại, hoặc đối chiếu công nợ cuối tháng.
Khi đã có danh sách đó, bạn mới bắt đầu tìm giải pháp phù hợp. Một máy in hóa đơn tự động có thể tiết kiệm mỗi sáng cả tiếng đồng hồ cho cửa hàng bán lẻ. Trong khi đó, phần mềm quản lý dự án phức tạp lại là gánh nặng với nhóm chỉ có hai người. Công nghệ tốt là thứ vừa đúng việc, vừa đúng quy mô.
Cá nhân nên ưu tiên những gì khi chọn công nghệ ứng dụng?
Với cá nhân, bạn có thể bắt đầu từ ba nhóm đơn giản: một ứng dụng ghi chú đồng bộ trên nhiều thiết bị, một trình quản lý mật khẩu, và dịch vụ lưu trữ đám mây có sao lưu tự động. Ba thứ này gần như không tốn kém đáng kể. Chúng giúp bạn tránh mất dữ liệu quan trọng, và đó thường là bài học đắt giá nhất khi làm kinh doanh online.
Điều nên tránh là đăng ký nhiều gói trả phí cùng lúc. Một người làm tự do mà chúng tôi từng trao đổi đang trả tiền cho sáu dịch vụ, nhưng thực tế chỉ dùng hai. Sau khi rà lại danh sách, anh ấy hủy bốn gói còn lại và tiết kiệm được một khoản đáng kể mỗi năm.
Doanh nghiệp cần xem xét thêm những yếu tố nào?
Với doanh nghiệp, câu hỏi không chỉ là phần mềm có hữu ích hay không. Bạn cần biết nó có kết nối được với hệ thống hiện tại không, dữ liệu đang lưu ở đâu, và nhân viên có đủ khả năng sử dụng không. Một phần mềm kế toán rất mạnh sẽ vô nghĩa nếu không đọc được file xuất từ kho hàng.
Chúng tôi thường khuyên doanh nghiệp chạy thử vài tuần với một nhóm nhỏ trước khi triển khai toàn bộ. Trong thời gian này, hãy ghi lại thời gian thực tế tiết kiệm được và những điểm phát sinh. Số liệu đó giúp bạn quyết định dựa trên trải nghiệm thật, không chỉ dựa trên lời giới thiệu.
- Xác định rõ vấn đề cần giải quyết trước khi chọn phần mềm.
- Kiểm tra khả năng tích hợp với hệ thống đang dùng.
- Thử nghiệm với một nhóm nhỏ trong thời gian ngắn.
- Theo dõi chi phí thực tế, kể cả thời gian đào tạo nhân viên.
- Đảm bảo dữ liệu có sao lưu và phân quyền truy cập rõ ràng.
Những sai lầm thường gặp khi áp dụng công nghệ
Sai lầm phổ biến nhất là đổi phần mềm quá thường xuyên. Mỗi lần đổi, dữ liệu cũ phải chuyển, nhân viên phải học lại, và năng suất sụt giảm trong thời gian đó. Nếu một phần mềm đã đáp ứng phần lớn nhu cầu, hãy cải thiện cách dùng nó trước khi nghĩ đến việc thay thế.
Sai lầm thứ hai là bỏ qua bảo mật. Nhiều chủ shop nhỏ chia sẻ chung một tài khoản cho cả nhóm. Khi nhân viên nghỉ việc, không ai biết người đó còn đăng nhập được hay không. Đổi mật khẩu định kỳ và phân quyền rõ ràng là hai việc đơn giản, nhưng loại bỏ được một rủi ro lớn.
Bắt đầu từ đâu hôm nay
Bạn không cần thay đổi mọi thứ trong một ngày. Hãy chọn đúng một việc tốn thời gian nhất, tìm một công cụ giải quyết việc đó, dùng thử trong hai tuần rồi đánh giá lại. Nếu hiệu quả, mở rộng dần sang việc tiếp theo. Cách làm từng bước này ít rủi ro hơn nhiều so với đầu tư lớn một lần.
Nếu bạn đang phân vân giữa nhiều lựa chọn, hãy đọc cách tính tổng chi phí sở hữu phần mềm AI cho doanh nghiệp để thấy rõ khoản tiền thật sự phải bỏ ra, không chỉ giá niêm yết ban đầu.
Với người đang cân nhắc giữa mua trả góp và mua đứt thiết bị, bài mua trả góp hay tích lũy mua đứt đồ công nghệ là tham khảo hữu ích.
Nếu bạn quan tâm đến việc đưa AI vào vận hành để giảm chi phí, công ty ứng dụng AI vào vận hành để cắt giảm chi phí là chủ đề chúng tôi đã đi sâu.
Để hiểu nền tảng khái niệm trước khi đầu tư, bạn có thể tham khảo thêm IBM – Trí tuệ nhân tạo là gì.
Chúc bạn chọn được giải pháp phù hợp, tiết kiệm thời gian và tiền bạc để tập trung vào việc kinh doanh.
